consejos viajes escolares

La vuelta al cole este curso 2020-2021 está llena de interrogantes. Cada comunidad autónoma está desarrollando un plan de acción con diferentes escenarios con el fin de garantizar la escolarización de todos los estudiantes sin poner en riesgo su salud.

No habrá riesgo cero, habrá pocos centros escolares libres de virus, con lo que tendremos que asumir la convivencia con él y actualizar permanentemente los protocolos. ¡Hay comunidades autónomas que tienen previstos hasta 4 escenarios diferentes!

Protocolos de actuación, distanciamiento, higiene y formación online parecen ser las claves de un curso que se avecina incierto.

Una de los interrogantes a los que se enfrentarán las directivas de los centros educativos son las excursiones, viajes de idiomas y fines de curso, imprescindibles en todos los proyectos curriculares de todos los niveles educativos.

Por eso, una pregunta que va a ser constante este curso es ¿Qué debo tener en cuenta a la hora de elegir nuestro viaje escolar?

Estas son las 5 claves a considerar a la hora de elegir el programa idóneo en época de COVID:

1.- Que te permita flexibilidad

Sin duda ésta será clave de cara a elegir los viajes escolares para el curso 2020-21, dada la incertidumbre general a la que nos enfrentamos en este curso, en el que ni siquiera estamos seguros de si tendremos clases presenciales.

¿Cómo conseguimos flexibilidad pero garantizándonos los servicios?

Una de las tentaciones en las que podemos caer este curso es  posponer la toma de decisiones para el momento en el que tengamos seguridad de lo que va a pasar, es decir, ir improvisando. La única consecuencia directa de esta decisión es que los alumnos se queden sin viaje.

Pueden pasar dos escenarios extremos (y entre ellos un montón de variantes):

  • Que los viajes sean irrealizables por la situación sanitaria: Si esto es así sería genial haber elegido un programa que nos permita cancelar recuperando todo o la mayor parte del importe entregado como señal
  • Que los viajes se puedan realizar: Si esto es así, que es lo que todos esperamos, y no has reservado tu viaje, te puedes enfrentar a que ya no tienes opción.

Hay que tener en cuenta que esta crisis del COVID ha afectado duro al sector turístico y que muchas empresas no han resistido tantos meses sin ingresos.

Para muchas otras el aumento de costes que les ha supuesto implantar las nuevas medidas sanitarias, o la reducción de los ratios de ocupación, hacen que su negocio ya no sea rentable, o que alojamientos antes idóneos para grupos de escolares ahora debido a estos nuevos ratios sean descartados como opción. Esto ha alterado significativamente la oferta real para viajes escolares a nivel nacional.

Por otro lado ha aumentado la demanda, dado que han caído estrepitosamente las solicitudes de viajes escolares al extranjero y se han sustituido por destinos nacionales.

Evidentemente toda esta información no tienes por qué tenerla y te va a llevar tiempo conseguirla navegando en internet, por eso te recomiendo que acudas a expertos en viajes escolares que conozcan la situación del sector actualizada en cada momento.

Piensa que el número de destinos óptimos, que cumplan todas las garantías, puede que no sea suficiente para la demanda existente el próximo curso, así que, cuanto antes elijas y reserves tu viaje mejor.

Para ello deberíamos fijarnos en 4 aspectos básicos:

1.- Atención a los plazos de pago, procura alargar el pago final lo máximo posible.

Es habitual tener que entregar una señal, y dar entre diez y 20 días para que el centro escolar pueda recaudarla de las familias.

A partir de ahí este año es recomendable posponer el segundo pago lo máximo posible. Así nos dará tiempo a estar seguros de poder realizar la excursión y correr los menos riesgos posibles. Un plazo razonable es realizar el segundo pago entre un mes y dos antes de nuestro viaje.

2.- Que tengas que entregar una mínima señal para bloquear el viaje. Así las familias pondrán en riesgo el mínimo importe posible.

Lo habitual es entre el 20 y el 30 % del importe y va a ser difícil encontrar viajes que no requieran este paso, así que no te compliques y dalo por hecho. Piensa que es un importe que podéis perder en caso de cancelaciones injustificadas, como cualquier reserva, y así debéis informar a las familias.

3.- Además es recomendable que estén establecidas de antemano las condiciones de cancelación. Serían aceptables condiciones del tipo:

  • Sin penalizaciones si se cancela hasta 2 o 3 meses antes de la realización del viaje.
  • Con penalización de la señal entregada si se cancela a 2 meses del viaje.
  • Con penalización del 100% si se cancela 1mes antes del viaje.

Aunque si incluye vuelos lo normal es que se señalicen con el 100% y cada caso hay que valorarlo en concreto

4.- Asegúrate que puedas modificar el número de inscritos según se acerque la fecha. Siempre habrá algún padre que se eche atrás o algún niño que no pueda asistir. De hecho este curso puede causar baja una clase entera porque estén en cuarentena por haber estado cerca de algún positivo. Por eso puede ser una alternativa pactar un cambio de fechas del viaje en caso de que tu clase esté confinada en las fechas previstas.

2.- Que cumpla los protocolos sanitarios y la legislación vigente

Básicamente los protocolos sanitarios que tendremos que tener en cuenta en nuestro viaje son los mismos que ya perseguimos tanto en el Centro Escolar como en nuestra vida cotidiana: limpieza, distancia de seguridad interpersonal de 1,5m, uso obligatorio de mascarilla y tener protocolos de actuación.

Esto, que puede parecer sencillo, se nos complica por el hecho de tener que exigirlo y supervisarlo en un grupo amplio de chavales, que están fuera de casa, del centro escolar y con muchas ganas de convivir.

Para poder comprobar que el viaje que elegimos cumple los protocolos sanitarios marcados por el Ministerio, a fecha de hoy, tendremos que a tener en cuenta la Orden SND/458/2020 del 30 de mayo  publicada en el BOE. En ella se nos marcan las Condiciones para la realización de actividades de tiempo libre dirigidas a la población infantil.  Además en cada Comunidad Autónoma se han establecido medidas específicas que tendréis que tener en cuenta ya que serán las que se tengan que cumplir en función del destino del viaje escolar seleccionado.

En este enlace podéis consultar la normativa específica por comunidades autónomas: NORMATIVA PARA ACTIVIDADES DE OCIO Y TIEMPO LIBRE 2020 EN ESPAÑA Y EN CADA COMUNIDAD AUTÓNOMA

En resumen deberéis fijaros en 4 puntos:

2.1.- Que aporte monitores 24h

Quizá este año sea más recomendable que nunca que se incluyan en el viaje monitores 24h. Por supuesto todos deberán estar dados de alta en Seguridad Social, tener actualizado el Certificado de Penales y poseer el Título de Monitor de Ocio y Tiempo Libre.

La tarea de los profesores será menos dura si monitores expertos desarrollan la actividad y controlan el cumplimiento, por parte de los chavales, de las medidas necesarias para la seguridad de todos.

Además, dado que el Ministerio en su Orden SND/458/2020 del 30 de mayo  publicada en el BOE, nos marcó obligatorio un ratio de 1 monitor cada 10 menores, el hecho de que el viaje incluya monitores hace que tengan que acompañar al grupo un menor número de profesores para cumplir el ratio impuesto.

Casi todos mis viajes llevan para el próximo curso monitores 24h, para mi tranquilidad.

2.2.- Aforos y limitaciones en alojamiento e instalaciones

A raíz del COVID, cada Comunidad Autónoma ha determinado aforos especiales que deben tenerse en cuenta, ya que limitan la capacidad real de los alojamientos turísticos.

Sobre todo en los albergues se ha limitado el aforo al 50, 60 o incluso al 70%, las zonas comunes suelen estar limitadas al 50% del aforo (incluido para los hoteles). Las actividades de Turismo Activo serán en grupos con máximos pautados.

2.3.- Limitaciones en el transporte

El transporte no tiene actualmente limitación de ratio siempre y cuando no sea transporte público. Es decir, podéis contratar el autobús con normalidad.

Os recomiendo hacerlo al menos con 4 meses de antelación y seguir las condiciones de plazos, cancelaciones y demás que ya hemos comentado.

2.4.- Aforo y reservas en actividades: museos, teatros, ocio y tiempo libre

Todas las actividades en las que participe un grupo están reguladas en cada Comunidad Autónoma. En casi todas se han limitado los aforos.

Es muy recomendable que reservéis con mucho tiempo las entradas para Parques acuáticos, de atracciones, Museos o Teatros dado que la limitación del aforo puede dejaros sin plazas.

Respecto a las actividades de Turismo Activo en la Naturaleza también tienen limitado el número de participantes por grupos (normalmente de 25 personas).

Este es un enlace donde puedes ver la normativa de cada Comunidad Autónoma con las restricciones para cada apartado en cada una de ellas: Guía de la nueva normalidad: ¿Qué se puede hacer en cada Comunidad Autónoma?

Aunque esta legislación se va modificando periódicamente y os recomiendo consultéis la actualizada antes de la fecha prevista de vuestro viaje.

Como podéis comprobar debido al COVID se ha complicado tremendamente la gestión de cualquier viaje, por ello os recomiendo este año más que nunca que pongáis la gestión en manos de expertos, que os organicen, reserven, coordinen y dirijan todo el viaje. Agencias de viajes especializadas en viajes escolares pueden ayudaros con esta tarea. Conocemos el sector mejor que nadie.

3.- Plan de contingencia y Protocolo previo, durante y post viaje

Evidentemente dentro del mundo escolar las directrices básicas a seguir son las marcadas desde el Ministerio de Educación, y esto afecta también a las salidas y viajes escolares.

La Secretaría de Estado, junto con las Comunidades Autónomas han establecido protocolos de actuación según los diferentes escenarios posibles en función de la evolución de la pandemia.

Serán los aplicables tanto previo como post viaje.

Podéis velo completo en nuestro artículo: Plan de contingencia del Ministerio de Educación

Y para los viajes tendríais que tener en cuenta que durante el mismo se contemplen las siguientes medidas que tendrán que aplicarse:

  • Dotación de equipamiento higiénico-sanitario para el personal y el alumnado
  • Establecimiento de medidas de higiene y control sanitario (adaptadas de los protocolos sanitarios existentes)
  • Previsiones para mantener las distancias exigibles en los dormitorios y zonas comunes
  • Adecuación de espacios disponibles
  • Limitación de aforos (en espacios, transporte y visitas)
  • Protocolos de movilidad para accesos y salidas
  • Previsiones de asistencia
  • Posible adecuación de horarios para cumplir las condiciones sanitarias establecidas
  • Modos de organización de las actividades (establecimiento de turnos, agrupamientos del alumnado)
  • Previsiones para otras actividades complementarias
  • Transporte
  • Comedor
  • Informar a monitores, profesorado y alumnado acerca de los requisitos higiénicos-sanitarios establecidos así como para la utilización de las instalaciones

Casi todas las empresas del sector tienen desarrollados estos protocolos, como muestra os dejo este enlace con el Protocolo que definió parte del sector para el desarrollo de campamentos de verano: Protocolo

Sería interesante aseguraros que el destino, transporte, y visitas de vuestro viaje tiene desarrollado este protocolo o uno similar. Nosotros siempre lo hacemos.

4.- Que te ofrezca las máximas garantías

Éste será el caballo de batalla del curso 2020-21.Y lo que más quebraderos de cabeza os puede dar, sobre todo con los papis…

Tanto los Centros Escolares, como las familias y las empresas organizadoras de viajes escolares querrían tener garantías ya sobre cómo se va a desarrollar el curso, pero me temo que, al menos a fecha de hoy, esto no va a ser posible…

Entonces, ¿Cómo podemos evitar esta incertidumbre? ¿Cómo podemos conseguir asegurarnos que nuestro viaje se realiza con las máximas garantías?

4.1.- Cláusulas de reembolso de pagos

En cualquier viaje que contrates es recomendable que conste por escrito que si es cancelado por parte del destino se devolverán íntegramente todos los pagos realizados, pero especialmente este curso 2020-21.

Pero es más importante aún elegir bien la empresa con la que contratas, asegurarte que tiene años de recorrido en el sector y pulmón financiero para sobrellevar sin problemas los meses sin facturación que ha supuesto al sector turístico la pandemia por el COVID

También debe especificar cómo se realizarán los desembolsos en caso de cancelación por Fuerza Mayor, y cuáles serían esas circunstancias excepcionales que se consideran Fuerza Mayor

4.2.- Seguros

Ojo con los seguros este año. ¡No es oro todo lo que reluce!

Estamos acostumbrados a incluir determinados seguros en todos nuestros viajes:

  • Responsabilidad Civil
  • Seguro de accidentes

Pero ahora con el COVID se han puesto de moda una serie de seguros que nos ofrecen cobertura por COVID.

Es muy, muy importante leer la letra pequeña ya que la mayoría de ellos sólo cubren la devolución del importe del viaje a aquel viajero que haya dado positivo por PCR.

¿Cuál es el problema entonces?

El problema es el siguiente: imagina que tienes planeada con tu clase una salida genial. Que habéis sido muy precavidos y habéis contratado uno de estos seguros que anuncian que cubren el COVID, y que unos días antes de la salida uno de tus alumnos enferma y da positivo. Además de la preocupación por tu alumno, por todos los demás de la clase y por ti mismo, empieza el problema.

En ese momento toda la clase queda confinada en cuarentena y debéis realizaros la prueba PCR y descartar o confirmar más positivos.

Probablemente la mayor parte de la clase dé negativo, aunque estaréis en cuarentena 15 días y os perderéis el viaje. Todos los país de tu clase iniciarían los trámites para reclamar al seguro el importe del viaje y…Oh, sorpresa!, a todos los alumnos que dieran negativo no se les devolvería nada.

¡Imagínate el caos en clase con la mitad de los papis reclamando ese dinero que en ningún caso el seguro va a cubrir!

4.3.- Contrata con una Agencia de Viajes

Ponte en manos de profesionales. Es decir, contrata con una Agencia de viajes que te puede informar sobre los posibles seguros, se encargará de que las cláusulas del viaje cumplan la legislación, y actuará de intermediario tanto con los alojamientos como con el transporte y realizará la reserva de las actividades con todas las garantías.

 Éstos son los principales derechos que obtendrás al contratar un  viaje combinado en virtud del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre:

  • Recibiréis toda la información esencial sobre el viaje antes de realizarlo.
  • Siempre habrá como mínimo un responsable de la correcta ejecución de todos los servicios de viaje incluidos en el contrato.
  • Se os proporcionará un número de teléfono de emergencia o los datos de contacto del organizador y, en su caso, con el minorista.
  • Podréis ceder el viaje a otra persona, con un preaviso razonable y, en su caso, con el pago de gastos adicionales.
  • El precio del viaje solo se podrá aumentar si se producen gastos específicos (por ejemplo, en los precios de combustible) y si está expresamente estipulado en el contrato, y en ningún caso en los últimos veinte días anteriores al inicio del viaje combinado. Si el aumento de precio excede del ocho por ciento del precio del viaje, podréis poner fin al contrato. Si el organizador se reserva el derecho de aumentar el precio, tendréis derecho a una reducción del precio si disminuyen los gastos correspondientes.
  • Podréis poner fin al contrato sin pagar ninguna penalización y obtener el reembolso completo de todos los pagos realizados si se modifica significativamente alguno de los elementos esenciales del viaje que no sea el precio. Si el responsable del viaje lo cancela antes de su inicio, tendréis derecho al reembolso de los pagos realizados y, cuando proceda, a una compensación.
  • En circunstancias excepcionales, por ejemplo, en caso de que en el lugar de destino existan graves problemas de seguridad que puedan afectar al viaje, podréis poner fin al contrato antes del inicio del viaje, sin pagar ninguna penalización.
  • Además, podréis poner fin al contrato en cualquier momento antes del inicio del viaje mediante el pago de una penalización por terminación que sea adecuada y justificable.
  • Si, después del inicio del viaje, no pueden prestarse elementos significativos del mismo, deberán ofreceros alternativas adecuadas, sin coste adicional. Podréis poner fin al contrato sin pagar ninguna penalización en caso de no ejecución de los servicios cuando ello afecte sustancialmente a la ejecución del viaje y el organizador y, en su caso, el minorista, no consigan solucionar el problema.
  • También tendréis derecho a una reducción del precio y/o a una indemnización por daños y perjuicios en caso de no ejecución o ejecución incorrecta de los servicios del viaje.
  • El organizador y el minorista deberán proporcionaros asistencia en caso de que os encontréis en dificultades.
  • Si el organizador o el minorista incurren en insolvencia se procederá al reembolso de los pagos. Si es después  del inicio del viaje combinado y este incluya el transporte, se garantizará vuestra repatriación. La Agencias de viajes tenemos una garantía de protección frente a la insolvencia. Si se deniegan servicios debido a la insolvencia podréis ponerse en contacto con las entidades que suscriben la Póliza de Caución o, en su caso, con la autoridad competente.

Todos estos puntos se recogen en el Texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre (undefined)

La mayoría de los organizadores de viajes escolares somos agencias de viajes. Cuenta con profesionales para tener más garantías y menos problemas

5.- Prepara un plan B

Ya tenemos elegido el viaje, ya hemos tenido en cuenta Normativa, Seguros, y todos los consejos previos pero… ¿Y si al final no podemos hacerlo?

Será fundamental que hablemos con los alumnos de la situación de incertidumbre, que vamos a contratarlo y a reservarlo, que nos vamos a ilusionar y que seguramente podamos realizarlo, pero también debemos explicarles que existe una pequeña posibilidad de que finalmente no se realice y plantearles desde el principio un plan B

Es decir, sería recomendable negociar desde el principio con nuestro proveedor del viaje una alternativa si nos vemos obligados a cancelar por COVID.

Por ejemplo: hacer el mismo viaje pero pasándolo  a septiembre antes de empezar las clases, o cambiarlo por un campamento de 4 días en julio,…o cualquier otra alternativa que pactes con el proveedor del viaje

En muchos casos puede suponer unos mínimos costes pero también es probable que evites perder entera la señal entregada.

También es imprescindible que las familias sepan desde el principio que existe el riesgo de no realizar el viaje por motivos de seguridad o por que el grupo se encuentre confinado y que tienes preparado este plan B que puede evitar la pérdida íntegra de la señal

Tener totalmente informados a todos los participantes y a sus familias planteando incluso el peor de los horizontes es importante para evitar dramas posteriores

Nosotros siempre realizamos una reunión previa a la contratación donde convocamos a todas las familias. Ahí tratamos todos los puntos críticos del viaje y explicamos todo el condicionado para total transparencia.

Y aunque no todas las Agencias de Viajes lo hacen lo recomiendo siempre, especialmente si te vas a encargar personalmente de organizar todos los detalles.

Mónica Sedeño

Directora Club campamentos.info